PedCentral - Processos

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Apresentação

O processo completo do PedCentral é extenso, composto por três fases distintas:

• Sugestão;
• Agrupada;
• Cotação;

O processo de Sugestão (Estoque/Consumo) é o primeiro passo de execução na geração do pedido.

Esse processo poderá ser executado de duas formas:

• Manual;
• Sugestão;

Neste documento será exemplificado apenas o processo de Geração de Sugestão [Estoque], entendemos que por se tratar do mesmo processo o usuário não terá dificuldades em executa-lo a partir das telas abaixo.

O processo de Agrupada compreende em juntar vários pedidos (Sugestão) aprovados em uma única sugestão, essa prática visa facilitar o controle do usuário.

O processo de Cotação é a fase de levantamento de preços junto aos Fornecedores para o pedido gerado.

Pré Requisitos

Para auxilio na atualização do cadastro, o usuário deve acessar os links abaixo

Módulo Tabelas	Tabela de Itens e Fornecedor
PedCentral	Cadastro Rápido de Material de Consumo

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Sugestão [Estoque]

Para a geração da sugestão é importante que o usuário possua o seu cadastro de itens fornecedor atualizado (módulo Tabelas), essas informações serão necessárias nas próximas fases do pedido.

	Ao clicar no botão o sistema irá direcionar o usuário para o formulário: Informe Tipo de Sugestão. Conforme exibido abaixo.
	A escolher a opção o sistema irá direcionar o usuário para o formulário respectivo.

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Sugestão Manual

Ao selecionar esta opção o usuário irá selecionar os itens manualmente para a geração do arquivo. O fomulário possui as seguintes abas:

• Dados;
• Itens;

Atenção: Por padrão o sistema irá abrir o formulário na aba Itens, por isso iremos exemplificar a partir dela.

	Atenção: Nesta aba o usuário irá efetuar a seleção de itens para a sugestão de compras. O sistema trará nos campos superior do formulário: O Código Interno da Empresa; Data e Hora em que está sendo gerada a sugestão de compras (Sysdate); O nome do usuário que está gerando a sugestão de compras; Para iniciar o processo o usuário deve clicar no botão: INCLUIR ITEM. Ao clicar no botão, o sistema irá direcionar o usuário para outro formulário (conforme exibido abaixo); Para os usuários que já possuam o arquivo definido para a sugestão de compras (ou desejem utilizar uma lista já pronta) o sistema permite que seja importada essa lista ao clicar no botão: IMPORTAR (o usuário será direcionado para outro formulário, conforme exibido abaixo);
	O usuário pode efetuar a inclusão do item de duas formas: Ao clicar no botão pesquisar (conforme em evidência na figura ao lado) ou; Preenchendo os seguintes campos para a inclusão do item. Código Campo digitável onde, o usuário irá informar o código do item; Un Campo NÃO digitável; Qtde Miníma Campo NÃO digitável; Descrição Campo NÃO digitável; Fornecedor Campo digitável onde, o usuário irá informar o nome do Fornecedor Botões: Pesquisar; Ao clicar no botão, o sistema irá efetuar a pesquisa do item utilizando as informações dos campos preenchidos; Consultar Tabela de Itens; Ao clicar no botão, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário: Consulta de Itens (conforme imagem abaixo); Qtde a Pedir; O usuário deve preencher o campo com a quantidade de itens a pedir; Dados de Sugestão; Os campos abaixo NÃO são editáveis; Sugestão; Vendido por Mês; Estoque Mínimo; Estoque Máximo; Botões Confirmar Inclusão; Ao clicar no botão, o sistema irá efetuar o fechamento do pedido e irá direcionar o usuário para o formulário abaixo; Cancelar; Ao clicar no botão, o sistema irá cancelar a Sugestão e encerrar o formulário. Os itens confirmados, serão exibidos na Grid do formulário acima.
	Para a seleção do Item, o usuário irá utilizar os filtros para pesquisa (conforme evidenciado na figura ao lado). O resultado da pesquisa será exibido na Grid, o usuário irá marcar o item desejado e, irá clicar no botão Aceitar. O item selecionado será exibido no formulário anterior (formulário: Incluir Item na Sugestão); Importante: O procedimento será executado para cada item que irá compor a Solicitação.
	Os itens que foram selecionados no formulário anterior serão exibido na grid do fomulário ao lado. Ao clicar no botão ([+]) será exibido os dados do fornecedor do item. IMPORTANTE: Os dados do Fornecedor só será exibido se o mesmo estiver "amarrado" ao item. ATENÇÃO: Antes de salvar a Sugestão, acesse a aba Dados, conforme exibido abaixo.
	O formulário irá exibir os dados da empresa, departamento, centro custo responsável, o usuário deve confirmar as informações e altera-las quando necessário. Esses dados serão vinculados ao pedido. Os campos do formulário são: Dados da Empresa; Empresa; O sistema trará o campo preenchido, havendo necessidade o usuário poderá efetuar a alteração utilizando as informações cadastradas disponíveis; Departamento; O sistema trará o campo preenchido, havendo necessidade o usuário poderá efetuar a alteração utilizando as informações cadastradas disponíveis Divisão; O sistema trará o campo preenchido, havendo necessidade o usuário poderá efetuar a alteração utilizando as informações cadastradas disponíveis Grupo PC; O sistema trará o campo preenchido, havendo necessidade o usuário poderá efetuar a alteração utilizando as informações cadastradas disponíveis Centro Custo; O usuário irá selecionar o centro custo dentre as opções oferecidas; Dados do Solicitante: Nome Campo não editável, o usuário deve clicar no botão Incluir; Botão Incluir; Ao clicar no botão, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário Cliente (conforme exibido abaixo); E-mail O sistema irá utilizar das informações do cadastro do cliente para o preenchimento do campo; Telefone Comercial O sistema irá utilizar das informações do cadastro do cliente para o preenchimento do campo; Flag Enviar E-mail; Ao marcar o campo, o sistema irá encaminhar o e-mail para o cliente. Dados da Ordem de Serviço: Campo Digitável onde, o usuário irá informar o número da Ordem de Serviço para qual está sendo efetuado o pedido. Observações: Campo digitável ao qual o usuário utilizará para postar informações; Flag Solicitação de Compra Urgente; Ao marcar a opção, o sistema entenderá que a Solicitação é de emergência; Botões: Confirmar; Ao clicar no botão, o sistema irá salvar as alterações efetuadas, direcionando o usuário para o formulário abaixo; Cancelar; Ao marcar o botão, o sistema irá cancelar a solicitação.
	Quando o usuário for confirmar a Solicitação, o sistema irá exibir a tela informativa ao lado, onde: Encerrar; Será utilizado essa opção quando, o usuário não tiver a intenção de incluir mais itens na Solicitação; Em Aberto; Será utilizado essa opção quando, existir a possibilidade de incluir mais itens na Solicitação; Cancelar; Será utilizado essa opção quando, o usuário queira cancelar todo o processo;

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Sugestão

Ao selecionar o tipo: Sugestão sistema irá direcionar o usuário para o formulário de parametrização onde será gerado a sugestão conforme as normas que estabelecidas por esse parâmetro.

	A escolher a opção Sugestão, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário abaixo.
	O usuário irá definir os parâmetros da Sugestão de Compra, ao preencher os campos disponíveis no formulário. Ao clicar no botão CONFIRMAR, o sistema irá gerar a Sugestão de Compras, com base nos parâmetros preenchidos.
	Quando o usuário for confirmar a Solicitação, o sistema irá exibir a tela informativa ao lado, onde: Encerrar; Será utilizado essa opção quando, o usuário não tiver a intenção de incluir mais itens na Solicitação; Em Aberto; Será utilizado essa opção quando, existir a possibilidade de incluir mais itens na Solicitação; Cancelar; Será utilizado essa opção quando, o usuário queira cancelar todo o processo;

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Altera Sugestão;

Para efetuar alterações em uma Sugestão não aprovada, o usuário irá acessar o formulário: Alteração de Sugestão (conforme exemplificado no item anterior);

	Atenção: Nesta aba o usuário irá efetuar a seleção de itens para a sugestão de compras. O sistema trará: O Código Interno da Empresa; Data e Hora em que está sendo gerada a sugestão de compras (Sysdate); O nome do usuário que está gerando a sugestão de compras; Para iniciar o processo o usuário deve clicar no botão: INCLUIR ITEM. Ao clicar no botão, o sistema irá direcionar o usuário para outro formulário (conforme exibido abaixo); Para os usuários que já possuam o arquivo definido para a sugestão de compras (ou desejem utilizar uma lista já pronta) o sistema permite que seja importada essa lista ao clicar no botão: IMPORTAR (o usuário será direcionado para outro formulário, conforme exibido abaixo);
	O sistema irá exibir os seguintes campos para a inclusão do item. Código Campo digitável onde, o usuário irá informar o código do item; UN Campo NÃO digitável; Qtde Miníma Campo NÃO digitável; Descrição Campo NÃO digitável; Fornecedor Campo digitável onde, o usuário irá informar o nome do Fornecedor Botões: Pesquisar; Ao clicar no botão, o sistema irá efetuar a pesquisa do item utilizando as informações dos campos preenchidos; Consultar Tabela de Itens; Ao clicar no botão, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário: Consulta de Itens (conforme imagem abaixo); Qtde a Pedir; O usuário deve preencher o campo com a quantidade de itens a pedir; Dados de Sugestão; Os campos abaixo NÃO são editáveis; Sugestão; Vendido por Mês; Estoque Mínimo; Estoque Máximo; Botões Confirmar Inclusão; Ao clicar no botão, o sistema irá efetuar o fechamento do pedido e irá direcionar o usuário para o formulário abaixo; Cancelar; Ao clicar no botão, o sistema irá cancelar a Sugestão e encerrar o formulário. Os itens confirmados, serão exibidos na Grid do formulário acima.
	O usuário irá utilizar os filtros para pesquisa do item. O item selecionado será exibido no formulário anterior (formulário: Incluir Item na Sugestão);
	O resultado do pedido será exibido na grid do fomulário. Ao clicar no botão ([+]) será exibido os dados do fornecedor do item. Importante: Os dados do fornecedor só serão exibidos para as sugestões que incluírem o numero do pedido.
	O formulário irá exibir os dados da empresa, departamento, centro custo responsável. Esses dados serão vinculados ao pedido. Os campos do formulário foram exemplificados no item anterior.

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Agrupamento de Sugestões

Gera Agrupamento de Sugestões

O sistema irá agrupar as sugestões de pedidos em uma única sugestão, essa prática visa facilitar o controle do usuário.

Importante: O usuário pode efetuar o agrupamento sem que a Sugestão esteja aprovada, porém para a determinação do vencedor é necessário que a mesma esteja aprovada.

	Ao clicar no botão, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário abaixo:
	Para efetuar a ação de agrupamento de pedidos execute os seguintes passos: Localize a Sugestão de Pedido utilizando os filtros disponíveis, que podem ser utilizados individualmente ou em conjunto; Empresa; Selecione dentre as opções disponíveis; Praça; Selecione dentre as opções disponíveis; Geração; Informe a Data Inicial; Informe a Data Final; Botão Pesquisar Ao clicar no botão o sistema irá efetuar a pesquisa com base nas informações contidas nos filtros preenchidos; Selecione a sugestão exibidas na grid: O resultado da pesquisa da sugestão de pedido será exibido nas seguintes colunas: Empresa; Código Sugestão; Andamento; Emissão; Status; Usuário; Utilize os botões para efetuar a seleção da Sugestão; A setas vermelhas irá selecionar/excluir a sugestão individualmente; A seta azul/vermelha irá selecionar todas as sugestão de uma única vez; As Sugestões selecionadas irá ser exibida na grid; Empresa; Código Sugestão; Emissão; Status; Usuário; Campo de Observação Campo digitável, onde o usuário pode inserir Informação; Botão: Gerar Pedido Agrupado; Ao clicar no botão, o sistema irá gerar o pedido agrupado para todas as sugestão de pedidos selecionada; Botão Sair Ao clicar no botão o sistema irá encerrar o formulário retornando para o formulário anterior;
	O sistema irá exibir a tela informativa informando que foi efeituada o agrupamento dos pedidos.

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Sobra

A aba irá verificar a existência do item pedido em alguma filial do grupo.

• Sobra nas filiais;
• Transferência;

	Quando o usuário clicar no botão: Pesquisa Sobra nas filiais para Agrupamento, o sistema irá exibir os dados na aba: Sobra nas filiais. O sistema listará todos itens que possuírem sobra e que estão liberados para efetuar a transferência entre filiais. O usuário irá marcar o item que deseja efetuar a transferência e em seguida acessar a aba Transferência (conforme imagem abaixo);
	Ao marcar os itens que estiverem autorizados a efetuar a transferência, o usuário irá abrir o formulário de: Transferência de Sobra de Item (conforme imagem exibida abaixo) e, efetuar a transferência. ATENÇÃO: Após efetuar a transferência de itens entre as filiais, o sistema irá exibir a informação (de transferência) no campo: Itens de transferência.b
	Para efetuar a transferência o usuário irá: Selecionar o item a ser transferido; Clicar no botão; Incluir Transferência; Ao clicar no botão o sistema irá efetuar a transferência total dos itens Excluir Transferência; Ao clicar no botão o sistema irá efetuar o cancelamento da transferência de itens; Alterar quantidade de Transferência. Ao clicar no botão será permitido que seja alterado a quantidade de itens para transferência; Será exibido na grid a quantidade de itens solicitada na Sugestão; Será exibido a quantidade de itens transferido; Clique no botão OK para salvar as alterações;
	Para efetuar a aprovação no processo de transferência, o usuário irá utilizar os seguintes botões: Efetuar transferência escolhida; Desefetuar transferência escolhida; Ao clicar em um desses botões, o sistema irá direcionar o usuário para outro formulário, conforme exibido abaixo.
	O sistema não permitirá a alteração nos campos. Para efetuar a aprovação da transferência, o usuário deve clicar no botão: OK. O sistema irá salvar a informação, autorizando a transferência.
	Para efetuar Desaprovar uma transferêncoia, o usuário deve clicar no botão: OK. O sistema irá salvar a informação, cancelando a transferência.

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Cotação

O processo de Cotação se inicia após a geração da Solicitação (Pedido) e, inclusão dos Fornecedores, podendo ou não efetuar o processo de agrupamento dessa Solicitação.

O processo de Cotação se inicia na inclusão dos Fornecedores da Agrupada, conforme será exemplificado abaixo.

	O usuário irá localizar a Sugestão Agrupada, utilizando os filtros disponíveis, para que seja iniciado o processo de Cotação. Marque o Item que será efetuado o processo de Cotação. Atenção: Por padrão o sistema irá retornar o resultado da pesquisa abrindo a aba Fornecedores da Agrupada
	Vá para a aba Fornecedores da Agrupada > Fornecedores (conforme figura em destaque ao lado). o sistema irá direcionar o usuário para a tela de Cadastro de Clientes, conforme imagem abaixo.
	Localize o cadastro do Fornecedor, utilizando os filtros de pesquisa. Após aceitar o Fornecedor, o sistema irá retornar para a tela principal, carregando o nomes escolhido.
	Ao clicar no botão, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário abaixo:
	Quando o usuário precisar efetuar a inclusão de um fornecedor pertencente a outro agrupado, ele irá utilizar deste recurso. O usuário irá informar o código do agrupado no campo digitável.
	Na ocorrência de ter sido efetuado a inclusão de um fornecedor erroneamente, será necessário efetuar o processo de exclusão desse fornecedor. Para excluir o Fornecedor, o usuário irá marcar a linha do Fornecedor e clicar no botão Excluir. O sistema irá exibir a Tela Informativa abaixo.
	Ao clicar em Sim, a linha marcada será eliminada
	Seguindo o processo, será efetuada a inclusão da Cotação, onde será salvo os dados referente ao pagamento. O usuário irá marcar o fornecedor e clicar no botão Cond. Pgto (conforme evidenciado na figura ao lado), o sistema irá direcionar o usuário para o formulário abaixo:
	Os dados do Pagamento deve ser incluso para cada Fornecedor individualmente, ou seja, o processo será repetido para cada um dos fornecedores. Os seguintes campos abaixo devem ser preenchidos: Nome do Fornecedor; O sistema trará o campo preenchido; CNPJ; O sistema trará o campo preenchido; Dias Entrada; Dias negociado para a entrada; Dias Intervalo; Intervalo entre parcelas em dias; Mínimo Faturamento; Valor mínimo permitido pala empresa para faturamento; Mínimo A Vista; Valor mínimo permitido pala empresa para paramento a vista; Parcelas; Quantidade de parcelas oferecidas pela empresa; Pagamento; Tipo de pagamento;
	Ao clicar no botão Export Excel, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário abaixo, para que seja exportado a lista de itens para que seja encaminhada ao fornecedor para a Cotação.
	No formulário o usuário irá parametrizar os dados que serão exibidos no arquivo Excel a ser gerado. O sistema trará por padrão a configuração utilizada no último formulário gerado. IMPORTANTE: Só será possível o envio do e-mail ao Fornecedor para as Empresas que possuírem o NBS E-mail em funcionamento, para as Empresas que não possuírem este serviço, a opção deve ficar desmarcada. Para as empresas que possuírem o serviço, o sistema irá exibir uma tela informativa informando o envio do e-mail.
	Salve o arquivo em seu diretório de preferência. Atenção: Recomendamos que o arquivo seja salvo em um local de fácil lembrança.
	O sistema irá exibir a tela informativa ao lado ao finalizar o salvamento do arquivo.
	O arquivo deve ser preenchido pelo fornecedor com os dados da cotação dos itens. Atenção: Todos os campos em Cinza devem ser preenchidos, as informações serão alimentadas no sistema que irá auxiliar a o usuário a determinar o vencedor.
	Quando o arquivo de cotação for devolvido pelo Fornecedor, o usuário irá importar as informações para o sistema. Clique na opção: Importar Cotação, o sistema irá direcionar o usuário ao menu raiz para localizar o arquivo salvo, conforme imagem abaixo:
	Após o upload da Cotação, o usuário irá efetuar a aprovação. Para dar continuidade ao processo, vá para a opção: Encerra Cotação. Importante: Antes de encerrar a Cotação é importante que o usuário verifique se existe sobra do item em alguma filial da Empresa.

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Encerrar Processo

O próximo passo é efetuar o encerramento do processo de Cotação.

	Selecione a Cotação a ser encerrada na grid, clique no botão: Encerrar Cotação, o sistema irá direcionar o usuário para a tela informativa abaixo.
	Determinar vencedores  é a mãozinha para cima > Manual > Aprova todos os itens com a melhor cotação > Salvar

Determinar o Vencedor

O próximo passo poderá ser executado de duas formas, através dos seguintes botões:

• Determinar Vencedores;
• Aprovar Vencedor

O processo será o mesmo para ambos os botões.

	O sistema irá efetuar a seguinte verificação do cadastro do usuário, quando o usuário clicar no botão: Determinar Vencedores: O sistema irá verificar o parâmetro do: Usuário Aprovação/Cotação – Limite Aprovação Inicial R$ – Inicial / Final; Aprovar Vencedores: O sistema irá verificar o parâmetro do Estoque: Aprovação Cotação Vencedora R$ – Inicial / Final; Ao clicar no botão, o sistema irá permitir a escolha do vencedor, de forma automática ou manual, conforme a Telas Informativa ao lado. O sistema irá exibir duas opções de escolha para o usuário: Automático; Manual;
	O sistema irá emitir a tela informativa ao lado se, o usuário não informar os dados do fornecedor para o item aprovado.
Seleção Automática
	Ao escolher a opção AUTO, o sistema irá escolher o vencedor com base nos orçamentos efetuados;
	O sistema irá selecionar a proposta e apresentar o valor na tela informativa;
Seleção Manual
	Ao selecionar a opção: MANUAL, o sistema irá exibir o formulário: Análise Gerencia de Cotações - Consumo. O Formulário possui as seguintes abas: Dados da Cotação; Produtos da Cotação; ATENÇÃO: Por padrão o sistema irá abrir o formulário na aba: Produtos da Cotação; O usuário deve selecionar a proposta vencedora, entre as apresentadas; O usuário pode efetuar a aprovação ao: Clicar no botão: Aprovar todos os itens com a melhor cotação Marcar a cotação e ir para o passo 3; Clique no botão Salvar; O sistema irá marcar a proposta vencedora (esta marcação pode ser vista ao efetuar o procedimento novamente);
	Após clicar no botão Salvar, o sistema irá exibir a tela informativa ao lado.
	A usuário pode efetuar a aprovação diretamente ao clicar na palavra Aprov. na parte inferior do formulário. Dessa forma o sistema fará a aprovação de todos os itens para um mesmo fornecedor.
	Ao clicar no botão Salvar o sistema irá exibir a tela informativa ao lado.
	A aba irá exibir os Dados da Cotação: O número do pedido agrupado; A data da geração do pedido; Usuário que encerrou a cotação; Data/Hora do encerramento da cotação; Usuário que aprovou a cotação; Data/Hora da aprovação da cotação; Campo Observação (Aplicação); Dados da Empresa solicitante; Histórico do pedido;

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Agrupados [Consumo]

Para o usuário que estiver utilizando a Sugestão Consumo, deve efetuar a Solicitação Orçamentária

Solicitação Orçamentária

Após a aprovação do vencedor, o usuário deve providenciar a Solicitação Orçamentária, conforme exemplificado abaixo;

Importante; O processo incluirá a utilização do Módulo Contábil.

	Selecione a agrupada que deseja efetuar a solicitação Orçamentária Clique no botão: Solicitação Orçamentária.
	Orçamento > solicitacao  > Óculos > Aprova Orçamento > OK

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Gerar Pedidos Finais;

O sistema irá gerar o pedido final da sugestão de estoque.

	Ao clicar no botão, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário abaixo.
	O sistema irá exibir os dados da Empresa e da empresa vencedora da cotação. Será exibido os dados da empresa vinculada ao pedido nos seguintes campos: Nome; Rua; Bairro; Cidade; Cep O usuário pode efetuar a alteração da empresa ao selecionar a: 'Empresa da entrega da Mercadoria' (ao selecionar a empresa dentre as cadastradas o sistema irá atualizar o formulário); Será exibido os dados da empresa vencedora da cotação nas seguintes colunas: Fornecedor; CNPJ; Itens; Valor; Os seguintes campos abaixo se referem à empresa que emitiu o pedido: Filial; Cidade O campo: Empresa Entrega será utilizado quando a entrega for efetuada em outro endereço que não o da empresa solicitante; Ao clicar no botão confirmar, o sistema irá salvar as informações exibidas em tela, e exibirá a tela informativa abaixo.
	Ao concordar, o usuário autoriza o sistema a emitir como endereço de entrega do pedido os dados exibidos em tela.
	A aba irá exibir duas sub-abas: Capa; Itens do Pedido Capa: O sistema irá exibir os valores cotados para o pedido (os campos serão preenchidos com os dados informados no pedido); O sistema permite que o usuário utilize os dados do pedido para todos os outros ao clicar no botão: Copiar para (ao clicar no botão, o sistema irá exibir a tela informativa abaixo).
	Ao concordar, o sistema irá entender que deve utilizar as mesmas informações da Empresa deste pedido para todos os outros.
	Esta sub-aba irá exibir os itens selecionados para o pedido. Estes itens serão exibidos nas seguintes colunas da Grid; Código; Descrição; Linha; Qtde; Custo Observação; Ao clicar no botão OK, o sistema irá gerar o pedido, será exibido uma tela informativa (abaixo) com o número.
	O sistema irá exibir o número do pedido gerado.

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Imprimir;

Área para a impressão do pedido.

	Ao clicar no botão, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário: Classificação das Cotações, conforme exibido abaixo.
	O formulário trará os dados da empresa, os filtros abaixo podem ser marcados individualmente ou em conjunto: Inclui Itens sem fornecedor; Inclui Itens com somente um Fornecedor; Inclui Itens Amarrados; Somente Inclui Itens sem Fornecedor; Mostrar somente as XX melhores cotações O sistema trará por padrão o campo preenchido com o valor de 10 - este campo é EDITÁVEL; Botões: OK Ao clicar no botão, o sistema irá gerar o documento com base nos campos preenchidos; Cancelar Ao clicar no botão, o sistema irá cancelar a execução da ação e encerrará o formulário.
	O sistema irá exibir o formulário de impressão padrão, onde o usuário irá utilizar os parâmetros em tela para configurar a impressão.
	O relatório gerado será exibido conforme os filtros escolhidos pelo usuário.

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