LGPD - Término do Tratamento: mudanças entre as edições

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* Motivo: Motivo pelo qual os dados estão sendo inutilizados.  
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# O Código de Verificação encaminhado através do e-mail;
# Selecione o Motivo da Exclusão;
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|Um e-mail será enviado ao titular informando a inutilização realizada.
|Um e-mail será enviado ao titular informando a inutilização realizada.
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Edição das 21h31min de 22 de março de 2024

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Introdução

Com objetivo de manter as soluções NBS em conformidade com a legislação de privacidade de dados pessoais, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), este documento descreve funcionalidades a serem implementadas no sistema NBS que deixam o mesmo mais aderente e com recursos que ajudam os controladores a seguirem os princípios e deveres trazidos pela legislação.

O que já existe no Sistema NBS

Antes da entrada em vigor da LGPD, a NBS entregou a seus clientes o Cockpit LGPD, o qual agrega ao sistema NBS funcionalidades referentes a privacidade de dados pessoais, o que ajudou os concessionários a se adequarem a Lei e terem segurança em suas operações diárias com dados de clientes.

O Cockpit trouxe funcionalidades como:

  • Controle do uso de dados pessoais para finalidades de marketing.
  • Bloqueio dos dados no caso do término do tratamento.
  • Coleta de consentimento. • Retirada de consentimento.
  • Portabilidade de dados.

As funcionalidades inseridas pelo Cockpit LGPD mostraram-se eficientes no decorrer dos anos de uso, mas agora surgiu a necessidade de evoluir a tratativa referente ao término do tratamento, previsto nos artigos 15 e 16 da lei.

Inutilizar Dados Pessoais

A rotina de bloqueio dos dados pessoais no Cockpit LGPD do sistema NBS realiza o bloqueio do uso dos dados pessoais, mas não elimina eles da base de dados.

Visando cumprir os artigos 15 e 16 da LGPD onde é abordado o término do tratamento, será criado no sistema NBS funcionalidade que permita selecionar um titular de dados pessoais e eliminar seus dados.

Abaixo é descrito o que será feito:

Análise de Negócio

Configurações

No módulo tabelas, será ativado o botão LGPD, este botão já está em produção, mas ainda não foi habilitado para uso.

Tabelas - Botão LGPD.png Este botão dá acesso a algumas configurações dos processos LGPD que ainda não entraram em produção.

Configuração LGPD

Tabelas - Botão LGPD - Form Configuração LGPD.png
  • Dados Pessoais Tratados no Sistema: Esta opção já existe e é uma tela para consultar quais são os dados pessoais que o sistema NBS possui e em quais entidades de banco de dados eles são armazenados.
  • Configuração de Termos: Esta opção abre a tela de configuração de termos LGPD.
  • Configurar Término do Tratamento: Está será uma nova opção adicionada que permitirá configurar o processo de exclusão de dados pessoais.

Término do Tratamento

Ao acessar esta opção de configuração, será exibido o formulário abaixo:

Tabelas - Botão LGPD - Form Configuração LGPD - Botão Término do Tratamento - Form Config Ref ao Processo de Exclusão dos Dados Pessoais - Botão Inclusão.png Nesta tela o usuário poderá configurar:
  • Título do e-mail enviado para o titular: Texto do título do e-mail que será enviado para o titular dos dados pessoais quando ocorrer a exclusão dos dados.
  • Enviar e-mail de término de tratamento com cópia para: Endereços de e-mail para os quais o e-mail de será enviado com cópia oculta.
  • Texto enviado no e-mail: Texto que será enviado no corpo do e-mail, utilizando os recursos de variáveis semelhante aos relatórios LGPD.

O usuário poderá ainda efetuar a configuração do:

  • Motivo de Exclusão: Ao clicar no botão, será exibido o formulário para a configuração dos motivos de exclusão do cadastro..
IMPORTANTE: O usuário deverá criar apenas o texto de abertura do e-mail, pois o corpo do e-mail será incorporado automaticamente após o texto (de abertura) criado. Abaixo será exibido o corpo do e-mail a ser incorporado após o texto de abertura criado pelo usuário.
Tabelas - Botão LGPD - Form Configuração LGPD - Botão Término do Tratamento - Form Config Ref ao Processo de Exclusão dos Dados Pessoais - Botão Inclusão - Email Recebido Cliente.png O texto configurado, será enviado para o e-mail, onde, constará com as seguintes informações:
  • Nome da Empresa Configurada (imagem acima);
  • Texto de abertura configurado (imagem acima);
  • Corpo do Texto pré-definido pelo sistema;

Módulo Clientes

Cockpit LGPD

Uma nova guia será adicionada ao Cockpit LGPD. A guia “Término do Tratamento” irá concentrar as funcionalidades para que o controlador possa eliminar os dados pessoais de titulares que não possuem movimentação nos últimos 5 anos e que não possuam financeiro em aberto.

Serão apresentados os dados pessoais do titular que estão armazenados na base de dados. Também demonstraremos as últimas movimentações feitas para o titular no sistema, ao acessar o botão: Últimas Movimentações Feitas para o Titular), sendo elas:

  • Última venda de peças;
  • Última venda de serviços;
  • Última venda de veículo;
  • Última compra.

Para cada movimentação existirá um botão “Ver Nota Fiscal” (Botão Pesquisa NF.png) que irá permitir visualizar a Nota Fiscal (em construção).

Os financeiros em aberto para o titular também serão apresentados caso existam.

As movimentações em aberto, caso existam, sendo elas:

  • Orçamento;
  • Ordem de Serviço;
  • Pré-Nota;
  • Proposta.
Clientes - Tela Menu Principal - Aba Cockpit LGPD - Sub Aba Término do Atendimento.png Por último esta guia irá possuir um botão “Processar Exclusão dos Dados Pessoais do Titular” que irá varrer o sistema e eliminar todos os dados pessoais do titular.

Casos onde não será possível a exclusão do Cadastro do Cliente.

Movimentação Inferior a 5 anos

Caso alguma das movimentações identificada tenha data superior a 5 anos atrás (considerar o primeiro dia do exercício seguinte) na base de dados independente de empresa, não será possível eliminar os dados pessoais, desta forma o botão “Processar Inutilização dos Dados Pessoais” ficará desabilitado e uma mensagem será apresentada:

ATENÇÃO: Este titular possui Movimentação inferior a 5 anos.

Não será possível Inutilizar os dados pessoais.

Caso seja necessário, aconselhamos o uso da funcionalidade de Opt-Out para bloqueio dos dados.

Clientes - Aba Cockpit LGPD - Sub Aba Término do Atendimento - Mensagem de Atenção.png

Financeiro em Aberto

Caso exista financeiro em aberto para o titular na base de dados independente de empresa, não será possível eliminar os dados pessoais, desta forma o botão “Processar Exclusão dos Dados Pessoais” ficará desabilitado e uma mensagem será apresentada:

ATENÇÃO: Este titular possui financeiro em aberto.

Não será possível Inutilizar os dados pessoais.

Caso seja necessário, aconselhamos o uso da funcionalidade de Opt-Out para bloqueio dos dados.

Clientes - Aba Cockpit LGPD - Sub Aba Término do Atendimento - Mensagem de Atenção financeiro.png Ao clicar no botão: Botão Financeiro em Aberto.png

Será exibido o formulário com a listagem dos lançamentos de financeiro em aberto.

Movimentação em Aberto

Caso exista financeiro em aberto para o titular na base de dados independente de empresa, não será possível eliminar os dados pessoais, desta forma o botão “Processar Exclusão dos Dados Pessoais” ficará desabilitado e uma mensagem será apresentada:

ATENÇÃO: Este titular possui movimentações em aberto.

Não será possível Inutilizar os dados pessoais.

Caso seja necessário, exclua/cancele as movimentações ou aconselhamos o uso da funcionalidade de Opt-Out para bloqueio dos dados.

Clientes - Aba Cockpit LGPD - Sub Aba Término do Atendimento - Mensagem de Atenção Movimento em Aberto.png Ao clicar no botão: Botão Movimentação em Aberto.png

Será exibido o formulário com a listagem dos lançamentos de movimentações em aberto.

Exclusão dos dados do Cliente

Botão Atenção.png Atenção Usuário:
  • O processo abaixo é de caráter irreversível.

Ao clicar no botão Botão Processar Exclusão.png, (após a seleção do cliente na aba Lista) será exibido em tela, a Tela de Confirmação, onde fará o encaminhamento do e-mail com o código de verificação (o e-mail encaminhado é o mesmo informado no cadastro no módulo Tabelas). Esta ação é 01/02 (obrigatória), onde só será dado a continuidade após a confirmação da ação:

  • Código de Verificação: Ao clicar no botão “Processar Inutilização dos Dados Pessoais” o sistema deverá gerar um código aleatório e enviar no e-mail do usuário logado. O usuário deverá informar este código para prosseguir. O e-mail enviado ao usuário será estilizado conforme imagem a seguir:
Clientes - Aba Cockpit LGPD - Sub Aba Término do Atendimento - Botão Processar Exclusão - Tela Confirmação.png
Clientes - Aba Cockpit LGPD - Sub Aba Término do Atendimento - Botão Processar Exclusão - Tela Confirmação - Email Recebido.png O sistema irá gerar um código aleatório que deverá ser informado no prazo de ATÉ 10 MINUTOS, além desse tempo o processo deverá ser refeito, pois o código enviado perderá a validade.
  • Motivo: Motivo pelo qual os dados estão sendo inutilizados.
Clientes - Aba Cockpit LGPD - Sub Aba Término do Atendimento - Botão Processar Exclusão - Form Processar Exclusão dos Dados Pessoais.png Informe:
  1. O Código de Verificação encaminhado através do e-mail;
  2. Selecione o Motivo da Exclusão;
  3. Clique no botão Botão Prosseguir.png
Clientes - Aba Cockpit LGPD - Sub Aba Término do Atendimento - Botão Processar Exclusão - Form Processar Exclusão dos Dados Pessoais - Tela Informativa.png A confirmação da operação apresentará ao usuário mensagem informando o sucesso.
Clientes - Aba Cockpit LGPD - Sub Aba Término do Atendimento - Botão Processar Exclusão - Form Processar Exclusão dos Dados Pessoais - Email Exclusão de Dados Pessoais.png Um e-mail será enviado ao titular informando a inutilização realizada.

Finalização do Processo

Após os dados serem eliminados, ao acessar a guia “Término de Tratamento” serão apresentados os dados de data e usuário que fez a operação:

  • Identificação do banco de dados: No momento da exclusão e o atual;
  • Data de Criação do banco de dados: No momento da exclusão e a atual;
  • Data da Exclusão; • Usuário: Login e Nome do Usuário que realizou a operação;
  • Motivo: Motivo da inutilização dos dados informado no momento da confirmação da operação;
  • Endereço IP: IP da máquina do usuário que realizou a operação;
  • Máquina: Nome da máquina do usuário que realizou a operação;
  • Usuário SO: Usuário do sistema operacional que estava logado quando a operação foi realizada.
  • Dados Inutilizados: Lista dos dados que foram inutilizados.
Clientes - Aba Cockpit LGPD - Sub Aba Término do Atendimento - Retorno da Exclusão do Cadastro.png Ao final do processo será informado em Tela, quais foram as informações/dados que foram inutilizados do cliente.

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