LGPD - Término do Tratamento: mudanças entre as edições

Edição das 20h13min de 22 de março de 2024

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Introdução

Com objetivo de manter as soluções NBS em conformidade com a legislação de privacidade de dados pessoais, a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), este documento descreve funcionalidades a serem implementadas no sistema NBS que deixam o mesmo mais aderente e com recursos que ajudam os controladores a seguirem os princípios e deveres trazidos pela legislação.

O que já existe no Sistema NBS

Antes da entrada em vigor da LGPD, a NBS entregou a seus clientes o Cockpit LGPD, o qual agrega ao sistema NBS funcionalidades referentes a privacidade de dados pessoais, o que ajudou os concessionários a se adequarem a Lei e terem segurança em suas operações diárias com dados de clientes.

O Cockpit trouxe funcionalidades como:

Controle do uso de dados pessoais para finalidades de marketing.

Bloqueio dos dados no caso do término do tratamento.

Coleta de consentimento. • Retirada de consentimento.

Portabilidade de dados.

As funcionalidades inseridas pelo Cockpit LGPD mostraram-se eficientes no decorrer dos anos de uso, mas agora surgiu a necessidade de evoluir a tratativa referente ao término do tratamento, previsto nos artigos 15 e 16 da lei.

Inutilizar Dados Pessoais

A rotina de bloqueio dos dados pessoais no Cockpit LGPD do sistema NBS realiza o bloqueio do uso dos dados pessoais, mas não elimina eles da base de dados.

Visando cumprir os artigos 15 e 16 da LGPD onde é abordado o término do tratamento, será criado no sistema NBS funcionalidade que permita selecionar um titular de dados pessoais e eliminar seus dados.

Abaixo é descrito o que será feito:

Análise de Negócio

Configurações

No módulo tabelas, será ativado o botão LGPD, este botão já está em produção, mas ainda não foi habilitado para uso.

	Este botão dá acesso a algumas configurações dos processos LGPD que ainda não entraram em produção.

Configuração LGPD

	Dados Pessoais Tratados no Sistema: Esta opção já existe e é uma tela para consultar quais são os dados pessoais que o sistema NBS possui e em quais entidades de banco de dados eles são armazenados. Configuração de Termos: Esta opção abre a tela de configuração de termos LGPD. Configurar Término do Tratamento: Está será uma nova opção adicionada que permitirá configurar o processo de exclusão de dados pessoais.

Término do Tratamento

Ao acessar esta opção de configuração, será exibido o formulário abaixo:

	Nesta tela o usuário poderá configurar: Título do e-mail enviado para o titular: Texto do título do e-mail que será enviado para o titular dos dados pessoais quando ocorrer a exclusão dos dados. Enviar e-mail de término de tratamento com cópia para: Endereços de e-mail para os quais o e-mail de será enviado com cópia oculta. Texto enviado no e-mail: Texto que será enviado no corpo do e-mail, utilizando os recursos de variáveis semelhante aos relatórios LGPD. O usuário poderá ainda efetuar a configuração do: Motivo de Exclusão: Ao clicar no botão, será exibido o formulário para a configuração dos motivos de exclusão do cadastro.. IMPORTANTE: O usuário deverá criar apenas o texto de abertura do e-mail, pois o corpo do e-mail será incorporado automaticamente após o texto (de abertura) criado. Abaixo será exibido o corpo do e-mail a ser incorporado após o texto de abertura criado pelo usuário.
	O texto configurado, será enviado para o e-mail, onde, constará com as seguintes informações: Nome da Empresa Configurada (imagem acima); Texto de abertura configurado (imagem acima); Corpo do Texto pré-definido pelo sistema;

Módulo Clientes

Cockpit LGPD

Uma nova guia será adicionada ao Cockpit LGPD. A guia “Término do Tratamento” irá concentrar as funcionalidades para que o controlador possa eliminar os dados pessoais de titulares que não possuem movimentação nos últimos 5 anos e que não possuam financeiro em aberto.

Serão apresentados os dados pessoais do titular que estão armazenados na base de dados. Também demonstraremos as últimas movimentações feitas para o titular no sistema, ao acessar o botão: Últimas Movimentações Feitas para o Titular), sendo elas:

Última venda de peças;
Última venda de serviços;
Última venda de veículo;
Última compra.

Para cada movimentação existirá um botão “Ver Nota Fiscal” () que irá permitir visualizar a Nota Fiscal (em construção).

Os financeiros em aberto para o titular também serão apresentados caso existam.

As movimentações em aberto, caso existam, sendo elas:

Orçamento;
Ordem de Serviço;
Pré-Nota;
Proposta.

	Por último esta guia irá possuir um botão “Processar Exclusão dos Dados Pessoais do Titular” que irá varrer o sistema e eliminar todos os dados pessoais do titular.

Casos onde não será possível a exclusão do Cadastro do Cliente.

Movimentação Inferior a 5 anos

Caso alguma das movimentações identificada tenha data superior a 5 anos atrás (considerar o primeiro dia do exercício seguinte) na base de dados independente de empresa, não será possível eliminar os dados pessoais, desta forma o botão “Processar Inutilização dos Dados Pessoais” ficará desabilitado e uma mensagem será apresentada:

ATENÇÃO: Este titular possui Movimentação inferior a 5 anos.
Não será possível Inutilizar os dados pessoais.
Caso seja necessário, aconselhamos o uso da funcionalidade de Opt-Out para bloqueio dos dados.

Financeiro em Aberto

Caso exista financeiro em aberto para o titular na base de dados independente de empresa, não será possível eliminar os dados pessoais, desta forma o botão “Processar Exclusão dos Dados Pessoais” ficará desabilitado e uma mensagem será apresentada:

ATENÇÃO: Este titular possui financeiro em aberto.
Não será possível Inutilizar os dados pessoais.
Caso seja necessário, aconselhamos o uso da funcionalidade de Opt-Out para bloqueio dos dados.

	Ao clicar no botão: Será exibido o formulário com a listagem dos lançamentos de financeiro em aberto.

Movimentação em Aberto

Caso exista financeiro em aberto para o titular na base de dados independente de empresa, não será possível eliminar os dados pessoais, desta forma o botão “Processar Exclusão dos Dados Pessoais” ficará desabilitado e uma mensagem será apresentada:

ATENÇÃO: Este titular possui movimentações em aberto.
Não será possível Inutilizar os dados pessoais.
Caso seja necessário, exclua/cancele as movimentações ou aconselhamos o uso da funcionalidade de Opt-Out para bloqueio dos dados.

	Ao clicar no botão: Será exibido o formulário com a listagem dos lançamentos de movimentações em aberto.

O botão , irá abrir uma tela alertando sobre a irreversibilidade da operação e solicitando alguns dados para confirmar a ação:

Código de Verificação: Ao clicar no botão “Processar Inutilização dos Dados Pessoais” o sistema deverá gerar um código aleatório e enviar no e-mail do usuário logado. O usuário deverá informar este código para prosseguir. O e-mail enviado ao usuário será estilizado conforme imagem a seguir:

Motivo: Motivo pelo qual os dados estão sendo inutilizados.

A confirmação da operação apresentará ao usuário mensagem informando o sucesso.

Um e-mail será enviado ao titular informando a inutilização realizada.

Após os dados serem eliminados, ao acessar a guia “Término de Tratamento” serão apresentados os dados de data e usuário que fez a operação:

Identificação do banco de dados: No momento da exclusão e o atual;
Data de Criação do banco de dados: No momento da exclusão e a atual;
Data da Exclusão; • Usuário: Login e Nome do Usuário que realizou a operação;
Motivo: Motivo da inutilização dos dados informado no momento da confirmação da operação;
Endereço IP: IP da máquina do usuário que realizou a operação;
Máquina: Nome da máquina do usuário que realizou a operação;
Usuário SO: Usuário do sistema operacional que estava logado quando a operação foi realizada.
Dados Inutilizados: Lista dos dados que foram inutilizados.

Caso os dados de auditoria tenham sido alterados diretamente no banco de dados do concessionário, eles não estarão mais íntegros e o sistema não os exibirá mais mostrando apenas mensagem de atenção.