Vendedor de Peças "Balcão"

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Introdução

Desde 1992, a NBS atua no mercado de Gestão de Concessionárias de Veículos e Auto Peças através do desenvolvimento de softwares de gestão empresarial. Nossas soluções são abrangentes e estão distribuídas por categorias e módulos. Cada módulo foi desenvolvido para desempenhar um conjunto de ações, que quando devidamente configurada, permitem aos usuários a realização de suas tarefas de forma simples e segura.

Objetivo

Apresentar as principais funções que envolvem a rotina do vendedor de peças balcão, para que de maneira clara e objetiva o mesmo possa desempenhar suas atividades.

Instruções para Acesso

A NBS, em sua versão desktop, através do módulo NBSShortCut, disponibiliza uma espécie de painel de atalhos. Nele, é possível configurar quais módulos estarão disponíveis para um determinado perfil de usuário, bem como facilitar o login.

Acesso aos Módulos

Para acessá-lo, localize o ícone

Faça o login preenchendo os campos: Usuário, Senha e Servidor.

	Quando o login é realizado com sucesso, o módulo é executado se concentrando originalmente na lateral direita do desktop, conforme imagem ao lado.
	Mas, através dos botões localizados na parte superior do próprio NBSShorCut é possível personalizar sua apresentação. Alterando da lateral direita do desktop, para a esquerda (através do botão demonstrado com a seta vermelha), ou ainda, recuando para a extremidade de um dos lados da tela (através do botão demonstrado com a seta azul).

Execução dos Módulos

Ainda por meio do NBSShortCut, a execução dos módulos pode ser feita de duas formas:

Digitando no campo “Executar” o nome exato do módulo que se deseja abrir e pressionando a tecla “Enter”.
Clique com o botão esquerdo do mouse sobre o módulo desejado.

	Exibe a lista de módulos habilitados para um determinado perfil/ usuário. Nota: Click botão direito do mouse para habilitar demais opções de login. Ver Versão: Opção na qual o sistema demonstra a versão do módulo selecionado. Abrir mais uma instância: Permite ao usuário executar uma segunda instância de um módulo já aberto, mantendo o mesmo usuário logado. Abrir com outro usuário: Permite que seja feito o login num determinado módulo com um usuário diferente do logado no NBSShortCut.

Procedimentos

Consulta Disponibilidade de Estoque

Uma vez logado ao módulo “Vendas.exe”, seguindo as orientações contidas no item anterior, será possível observar uma grande concentração de informações ainda em sua tela principal, guia “Itens [S. F2]” (conforme imagens abaixo).

	Tela Principal Módulo Vendas > Guia Itens [S. F2].

Para realizar a consulta de um determinado produto, basta seguir os passos:

Passo 1 – Selecione a chave de Pesquisa: Código ou Descrição.

Passo 2 – Clique no botão .

Caso não seja retornado nenhum valor, certifique-se de ter preenchido o valor correto no campo de busca. Agora caso possua apenas parte da informação, será necessário marcar o flag: “Qualquer Posição”.

	Como exemplo, utilizamos o produto Cód.: 9043012031 – “JUNTA DE ALUMINIO DO CARTER”.

Dos valores apresentados acima, é correto afirmar que: do total de 148 produtos em estoque, não há nenhuma reserva, logo todos estão disponíveis.

Já no grid mais centralizado “Estoque”, o sistema detalha a direita, além do testoque local, também o estoque remoto (saldo em filiais). Também no bloco da direita seria possível consultar: Antecessor e Sucessor (De-Para), Ordens de Serviços ainda em aberto com requisição do produto pesquisado (Req. Oficina), Cadastro de itens Similares, Pedidos Pendentes e em Trânsito. Locação do produto pode ser consultada através do botão .

Gerar Orçamentos/Pré-Notas

Antes de detalhar o passo a passo na construção de cada um dos registros, primeiramente é importante saber quais as diferenças entre os mesmos:

Orçamento – Documento sem valor fiscal, pode ser gerado mesmo sem que haja disponibilidade em estoque dos produtos, reserva de peça “Opcional” e não emite romaneio para separação de itens.
Pré-Notas - Documento sem valor fiscal, necessita que haja saldo em estoque dos produtos para ser gerado, tem reserva de peça “Obrigatório” e gera romaneio para separação de itens.

Passo 1 – Após realizada consulta do produto desejado, clique no botão para enviá-lo para guia de “Escolhidos [S. F5]”.

Caso queira adicionar mais itens, basta repetir a operação já feita até aqui quantas vezes forem necessárias.

	Guia Escolhidos [S. F5].

Passo 2 – Segue as opções de ações disponíveis na guia de escolhidos, conforme já mostrado no formulário acima.

	Quando selecionado o produto no grid, através deste campo é possível alterar a quantidade.
	Através dessa opção é possível atribuir percentual de desconto, ou valor líquido unitário para o produto selecionado no grid.
	Através desta opção é possível atribuir percentual de desconto para todos os itens do grid (respeitando o limite de desconto parametrizado para cada produto).
	Utilizado para sinalizar venda produtos com baixo giro, em quantidades acima de demandas caracterizadas como varejo. Isso fará com que não seja impactado o MIP do produto ao incluí-lo em pedidos.
	Botão usado para excluir item selecionado da aba de Escolhidos

A depender de parametrização, ao clicar em , seguindo exemplo demonstrado no formulário acima, o sistema permitirá que seja gerado registro de “Venda Perdida”.

Passo 3 – A guia Fechar [S. F6], tem a função de demonstrar ao vendedor a soma total de produtos no documento que está sendo gerado.

	Guia Fechar [S. F6] - Demonstra ao vendedor a soma total de produtos no documento que está sendo gerado.

Além disso, antes de concluir qual tipo de documento será gerado, é necessário preencher os campos:

	Quando o usuário logado ao módulo já tem a função de vendedor balcão. Esse campo é automaticamente preenchido. Quando não, deve-se preencher manualmente.
	Deve-se indicar neste campo o setor pelo qual está sendo registrada a venda.

Para concluir essa etapa, deve-se optar por qual documento gerar, selecionando uma das opções:

ou .

Sabendo que qualquer das opções selecionadas, o restante do processo tem o mesmo andamento.

Passo 4 – Emissão de Orçamento “Cliente”. Selecionar o cliente da venda utilizando uma das chaves de pesquisa: CPF, CNPJ ou Nome/Razão Social e clicando no botão (conforme Formulário abaixo).

	Emissão de Orçamento > Guia Clientes

Caso seja feita a pesquisa utilizando umas das chaves supracitadas, porém não seja retornado nenhum dado, pode significar que o cliente pesquisado ainda não tem cadastro na empresa. Para cadastrá-lo, basta clicar na opção e preencher o formulário de cadastro rápido de clientes.

	Caso algum dado obrigatório não seja preenchido, o sistema irá criticar não permitindo a conclusão do cadastro sem que o mesmo seja preenchido.

Passo 5 – Guia de Fechamento. Essencial para apresentar o valor final a ser pago pelo cliente. Pois, somente após selecionados os produtos e identificado o cliente é que seria possível calcular possíveis impostos e/ou agregar valores como Frete, por exemplo.

	Dados preenchidos no campo “Observação Mapa” somente serão impressos no caso de pré-nota. Pois, conforme descrito em aqui, orçamentos não geram “Mapa de Separação/Romaneio para Separação”.

Passo 6 – Pagamento. Nessa etapa será necessário selecionar a(s) forma(s) de pagamento no grid da esquerda, clicando no botão , até que a soma da(s) forma(s) de pagamento selecionadas seja equivalente ao total do documento.

	Nessa operação o sistema valida alguns critérios: Limite mínimo para venda prazo; Limite de crédito do cliente (para o caso de venda a prazo); Bloqueio de clientes

Passo 7 – Dados da Nota. Guia com preenchimento facultativo. Todavia, para os casos em que houver Frete e/ou tratar-se de uma “Venda Presencial”, para cliente domiciliado fora do estado, torna-se necessário o preenchimento de alguns campos.

	Nota: Através da opção o sistema permite acessar o atalho para cadastramento de Transportadoras. Nota: Informações preenchidas no campo de “Observações” serão impressas no formulário de Orçamento/Pré-nota. Nota: Informações preenchidas no campo de “Dados Adicionais” serão impressos no campo de Informações Complementares da NFe.

Passo 8 – Confirmação. Para concluir a emissão do Orçamento/ Pré-nota, basta clicar no botão . Ao executar essa ação, o sistema irá confirmar o número do documento gerado e fará algumas perguntas que seguem nas imagens abaixo.

	Confirmação para impressão de Orçamento.
	Caso opte por não imprimir o código, no sistema ficarão os mesmos serão preservados, somente não serão impressos no formulário.

	Emissão de Orçamento.

Manutenção de Orçamentos / Pré-Notas

Após sua geração, os Orçamentos e Pré-notas poderão ser consultados através da guia Orçamento/Pré-nota. O formulário abaixo foi subdividido em quatro blocos, que terão os principais elementos detalhados adiante.

	Consulta de Orçamento/Pré-Nota.

	Tipo de documento: “Orçamento ou Pré-nota”.
	Status: Ativo – Ainda passível de alteração e disponível faturamento (no caso de Pré-nota) / Fechado – Já faturado, portanto, não mais passível de alteração / Cancelado – Não passível de alteração nem alteração.
	Chaves de pesquisa disponíveis para pesquisar um determinado registro. Dentre as opções, as principais: Número, Cliente – Nome ou Razão Social, Emissão e Vendedor.
	Botões de Ações:

	Tipo de documento: “Orçamento ou Pré-nota”.
	Através desta opção é possível realizar manutenções em Orçamentos e Pré-notas.
	Disponível apenas para Orçamentos, faz com que sejam reservadas todas as peças com saldo disponível em estoque e que pertencem ao orçamento selecionado.
	Disponível apenas para Orçamentos, transforma o Orçamento em Pré-nota. Obs.: Caso algum dos produtos não tenha saldo disponível, essa conversão não é processada.
	Disponível apenas para Pré-notas, efetua o faturamento da Pré-nota.
	Utilizado para reimpressão tanto de Orçamentos, quanto Pré-notas.
	Através desta opção é possível editar formas/condições de pagamento e aplicar descontos tanto em Orçamentos, quanto Pré-notas.
	Através desta opção é possível modificar o cliente tanto de Orçamentos, quanto Pré-notas. Obs.: Após alterado o cliente o sistema irá exigir aprovação.
	Através desta opção é concedida aprovação em registro que tenha sido modificado.
	Normalmente utilizado em Orçamentos, esta opção permite que apenas os produtos sem saldo em estoque tenham o registro de Venda Perdida gerada. Obs.: Recomendável para os casos em que se deseja encomendar peça na fábrica.
	Cria registro de “Venda Perdida”, porém identificado como “Demanda Criada”, que para a Toyota, representa a venda em grande quantidade de produto com venda esporádica, ou seja, não pontua MIP.

Alteração de Orçamentos / Pré-Notas

A depender do status do parâmetro: “Alterar itens Pré-notas e Orçamentos” (disponível em: Tabelas > Parâmetros Gerais [2] > “Peças [1]”. O sistema poderá permitir que seja realizada alteração dos produtos que compõem tanto Orçamentos, quanto Pré-notas. Caso o parâmetro supracitado não esteja habilitado, as alterações não serão permitidas. Assim, ao solicitar alterações, o sistema irá cancelar o registro alterado dando origem a um novo, com nova numeração. O exemplo que segue detalhado adiante demonstra a operação quando o parâmetro está sinalizado de maneira a permitir as alterações.

Passo 1 – Selecionar Orçamento ou Pré-nota. Mantendo o mesmo exemplo demonstrado na Emissão do Documento, onde foi gerado o Orçamento nº 2166, na sequência é acionado o botão . Como poderemos observar no formulário de Alteração de Orçamento/Pré nota. O sistema retorna a aba “Escolhidos [S. F5]”, porém com o status de: “Alteração Orçamento Nº 2166”.

	As ações da tela ao lado seguem o mesmo padrão demonstrados em no formulário Itens (S. F2). Com exceção do , que nesse contexto não permite exclusão do item selecionado do Grid.

Passo 2 – Excluir produto da relação. Clique sobre o produto que se deseja excluir e informe o valor ‘0’ no campo . Isso fará com que o produto seja “riscado” da lista, simbolizando a sua exclusão.

	Caso queira desistir da alteração do Orçamento/ Pré-nota, basta clicar na opção .

Passo 3 – Fechar. Confirmação da alteração. Apenas a opção que corresponde ao documento que está sendo alterado permanecerá disponível para seleção. Neste caso, apenas a opção .

	Nessa fase não serão permitidas manutenções dos dados: Vendedor e/ou Setor.

Passo 4 – Ajustar Forma/Condição de Pagamento.

	Para editar as condições de pagamento, será necessário primeiramente excluir a forma de pagamento já selecionada através o botão . Em seguida, selecionar a(s) nova(s) forma(s) de pagamento, clicando em . Até que a soma da(s) forma(s) de pagamento seja(m) correspondente ao “Valor do Orçamento”.

Passo 5 – Confirmação da manutenção. Após concluído todo o ajuste, basta clicar no botão conforme abaixo.

	Como vemos, ao concluir a operação, o sistema dará opção para que seja feita impressão do orçamento.

Passo 6 – Impressão do orçamento conforme formulário abaixo.

	Como vemos, ao concluir a operação, o sistema dará opção para que seja feita impressão do orçamento.

Convertendo Orçamentos em Pré-Notas

Conforme já foi detalhado, apenas na condição em que todos os itens selecionados tenham saldo em estoque, serão geradas Pré-notas. O mesmo se aplica a conversão, botão

	No exemplo ao lado, vemos que a quantidade solicitada é maior que a quantidade em estoque do produto que é ‘0’ (zero).

Já para os casos em que a quantidade de produtos inseridas no Orçamento é compatível com a quantidade disponível em estoque, ao clicar em (Formulário abaixo) a rotina de conversão segue.

	Orçamento/Pré-nota > aba Itens.

	A Pré-Nota mantém o mesmo número do Orçamento Nº 2166.

Faturamento de Pré-Notas

Nesse ponto cabe ressaltar que cada empresa é responsável por definir quem será o encarregado por realizar o faturamento. Há quem opte por deixar essa função para o caixa operacional, outras não veem problemas permitir que o próprio Vendedor Balcão/Tele-Peças realize esta operação.

Passo 1 – Com a Pré-nota devidamente selecionada, clique no botão .

	Observe que no canto superior esquerdo, foi selecionado a opção Pré-Nota. E nos filtros disponíveis no canto inferior, foi realizada busca através do número.

Passo 2 – Preenchimento da aba “Dados da Nota”. Essa etapa estão concentrados elementos já demonstrados nos passos 5 e 6 do tópico “Geração de Orçamentos e Pré-notas”. Sendo possível além de editar as informações que compõem os passos supracitados, também o preenchimento do campo “Local de Entrega diferente do endereço do Destinatário”.

Passo 3 – Após certificar-se que a aba “Dados da Nota” está corretamente preenchida, para concluir basta clicar no botão , conforme Formulário de Alteração de Orçamento/Pré-Nota.

	O pode fazer algumas críticas restringindo a operação caso: O caixa operacional não esteja aberto. O cliente não tenha crédito liberado ou esteja bloqueado. Não tenha impressora configurada para impressão da NFe.

Impressão de NF-e

Para impressão das Notas Fiscais será necessário acessar o módulo NFVendas. Ainda em sua tela principal, utilizando os filtros disponíveis, faremos a busca pela nota fiscal desejada e caso a mesma esteja com o status “NFe – Autorizada”, sua impressão será realizada através do botão .

	Dependo da configuração, ao solicitar a impressão da NFe, o sistema permitirá entre: Em Tela, ou enviar NFe direto para a Impressora.
	Nota: A imagem ao lado representa o formulário de NFe, quando selecionada a opção “Em Tela” (Formulário anterior). Nota: Para salvar o DANFE em arquivo PDF, basta clicar no botão Salvar PDF disponível na parte superior da tela ao lado.

Gerar Arquivo XML de NF-e

A geração do arquivo XML também é realizada através do módulo NFVendas: “Menu > Diversos > Exportar Arquivos de Notas (NF-e / NFS-e)”.

	Utilize os filtros conforme sugerido na imagem ao lado para geração do arquivo. Lembrando que editar o Local para a gravação do arquivo com uma unidade que tenha permissão de Salvar arquivos e clique em .

Venda Perdida / Acompanhamento de Pedidos

Quando selecionado Orçamento no qual uma ou mais peças não tenham saldo suficiente em estoque. Clicando no botão , o sistema gera um registro contemplando apenas estes itens.

	Caso o motivo da Venda Perdida seja outro, que não encomendar peças para cliente. Basta selecionar outro motivo na imagem ao lado.

Uma vez gerado o registro, o mesmo poderá ser localizado através da aba “Venda Perdida”.

	Utilize os filtros localizados na parte superior da tela ao lado para buscar o registro desejado, executando a pesquisa através do botão .

Para impressão do formulário de Autorização de Pedido de Peças, clique no botão , conforme formulário acima.

	Para que seja impresso o formulário é necessário que o usuário possua o acesso 10832. Caso o acesso esteja restrito, solicite liberação junto ao TI .