Compras - Compra
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Conceito
Toda movimentação de venda da empresa terá necessariamente de passar por uma entrada de nota, seja ela venda de peças ou veículos.
O sistema permite que seja feita por forma:
- Manual;
- Interface, através de Leitura do XML (Arquivo XML ou Monitor);
- Entrada Múltipla;
Para a Entrada Múltipla de Peças, o sistema irá permitir a seleção de vários arquivos XML’s para processamento. Dessa forma, numa única ação, o sistema irá executar a entrada de várias notas fiscais, este processo será apresentado mais abaixo.
O processo de entrada para as Operações listadas abaixo, tem o mesmo princípio, ou seja, são efetuadas da mesma forma, com exceção de particularidades exclusivas pertinentes ao processo;
- Compra;
- Entrada Transferência de Peças;
- Entrada Sem Estoque;
- Entrada Bonificada;
- Compra Pneus;
- Acerto de Inventário;
- Compra - Entrega Futura;
- Entrada Recall;
- Entrada Recall Inventário;
Nota Fiscal de Compra de Peças (Op. 05)
Ao selecionar a opção, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário correspondente, conforme será exemplificado a seguir.
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Ao clicar no botão  , o sistema irá direcionar o usuário para a tela informativa abaixo.
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O usuário irá selecionar a opção: Compra (conforme exemplificado na imagem ao lado).
O sistema irá habilitar o formulário de Entrada de Nota Fiscal, conforme imagem exibida abaixo. |
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O sistema irá exibir o formulário ao lado, para que o usuário efetue o vínculo com o Conhecimento de Transporte.
O usuário irá:
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Ao selecionar a opção: Entrada Sem Frete, o sistema irá omitir o campo: Conhecimento de Transporte Não Lançados. |
Nota Fiscal de Compra de Peças - Lançamento Manual
Quando o usuário optar pelo lançamento manual, o usuário deve informar os dados da capa da nota, esses dados serão retirados da nota fiscal, abaixo exemplificamos como efetuar o processo.
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O usuário irá preencher os campos da guia CapaNotaFiscal, exibido ao lado com os dados retirados da DANFE. As setas indicam a referência das informações que precisarão ser alimentadas nessa aba quando realizado o lançamento de forma manual.
A seta vermelha representa as informações relacionadas ao emitente e de identificação da nota fiscal. Já a seta azul representa os campos relacionados ao “Cálculo de Impostos”. O objetivo é manter todas as informações fiel aquilo que foi destacado na NF-e.
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***Quando a entrada for Recapagem***
Quando o usuário efetuar a consulta do cadastro do Fornecedor/Cliente, o sistema fará a verificação da situação financeira e exibirá estes dados soba forma de Tela Informativa; |
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O usuário irá dar continuidade na entrada de notas ao lançar os dados na guia ItensNota.
Conforme exibido na Figura ao lado, será inserida as informações constantes no campo de “Dados dos Produtos/Serviços” (DANFE). Inserir Item: Após o preenchimento dos dados do produto, deve-se clicar no botão Editar item já lançado: Basta selecionar o produto a ser editado com um clique, em seguida clique em Para excluir item lançado. Selecione-o no grid “Itens Lançados”, em seguida clique em Outros Botões:
Após finalizar com a entrada de dados, acesse a guia Financeiro.
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Nesta aba o usuário fará o preenchimento da aba Financeiro que, é o mesmo já visto no lançamento de Conhecimento de Transporte. |
O usuário deve informar os seguintes dados:
Continuando o processo, acesse a guia: TotalNota; | |
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Ao acessar a guia “TotalNota”, o usuário deve clicar no botão  . Ao executar esta ação, o sistema irá promover o confronto das informações digitadas guia “CapaNotaFiscal” X “ItensNota”.
Ao efetuar o recálculo, o sistema irá sinalizar os campos corretos
A guia Locações só será habilitada na condição em que todos os indicadores da guia “TotalNota” estejam corretos. Se porventura ao menos um deles apresentar divergência, por segurança, a guia “Locações” é suprimida, logo, a rotina de entrada não poderia ser concluída. O intuito da guia “Locações” é permitir que o usuário, de forma dinâmica, ainda durante o processo de lançamento da nota fiscal, possa associar os produtos as suas respectivas locações. |
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Neste formulário o usuário irá associar os produtos lançados com suas respectivas locações. |
O sistema irá exibir os itens lançados na Nota, para efetuar o processo de locação, execute o seguinte passo:
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O próximo passo é verificar a guia Cruzamento de Pedidos, onde o sistema irá exibir os itens da Nota Fiscal para o cruzamento;
O sistema fará o cruzamento automático de pedidos caso haja correspondência entre:
Se existir mais de um pedido com as mesmas informações, o sistema irá exibir o registro em “vermelho” para que seja realizado o cruzamento manual através do botão Ao clicar no botão |
Situações Especiais
A guia irá apresentar com parâmetros distintos, divididos nas seguintes abas:
- ICMS;
- ICMS-ST;
- IPI;
- PIS/COFINS;
- SUFRAMA;
- Despesas Acessórias;
- Rascunho;
ICMS
A guia ICMS irá exibir parâmetros que, uma vez configurados o sistema irá considera-lo quando efetuar os cálculos de impostos na entrada de nota.
Os parâmetros estão divididos em:
- Para a Base do ICMS;
- Considerar desconto sobre item;
- Não considerar desconto;
- Modalidade de determinação da BC ICMS;
- Valor da Operação;
- Preço tabelado ou Máximo sugerido;
O sistema trará por padrão os seguintes parâmetros marcados:
- Para a Base do ICMS
- Considerar desconto sobre item;
- Modalidade de determinação da BC ICMS
- Valor da Operação;
 Dica:
Quando o usuário estiver efetuando a Entrada de Nota, ele irá seguir a sequência das guias exibidas no formulário. Após o preenchimento das informações de uma guia, o usuário passa para a próxima. Portanto, ao seguir a ordem da operação de entrada, após o preenchimento da guia “CapaNotaFiscal”, o usuário deve seguir para o lançamento dos produtos da guia “ItensNota”. Todavia, dependendo da tributação praticada, será necessário demandar um conhecimento básico de legislação para identificar fatores como:
Para evitar essa necessidade, sugerimos que marque o flag “Preço tabelado ou Máximo sugerido”. Assim, tal qual foi na guia “CapaNotaFiscal”, na guia “ItensNota” será repetida as informações constantes. |
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Ao marcar o parâmetro: Preço tabelado ou Máximo sugerido, o sistema irá efetuar o cálculo considerando o preço tabelado ou o preço Máximo Sugerido; |
ICMS-ST
A guia ICMS-ST irá exibir parâmetros que uma vez configurados, o sistema irá considera-lo para a entrada de nota.
Os parâmetros estão divididos em:
- Para a Base do ICMS - ST
- Considerar desconto sobre item;
- Não considerar desconto;
- Considerar desconto item + Desconto Suframa
- Modalidade de determinação da BC ICMS - ST
- Valor da Operação;
- Margem de Valor Agregado (MVA);
O sistema trará por padrão os seguintes parâmetros marcados:
- Para a Base do ICMS - ST
- Considerar desconto sobre item;
- Modalidade de determinação da BC ICMS - ST
- Valor da Operação;
Dica:
Quando o usuário estiver efetuando a Entrada de Nota, ele irá seguir a sequência das guias exibidas no formulário.
Após o preenchimento das informações de uma guia, o usuário passa para a próxima. Portanto, ao seguir a ordem da operação de entrada, após o preenchimento da guia “CapaNotaFiscal”, o usuário deve seguir para o lançamento dos produtos da guia “ItensNota”.
Todavia, dependendo da tributação praticada, será necessário demandar um conhecimento básico de legislação para identificar fatores como:
- MVA;
- % Redução de Base de Cálculo;
- Etc;
Para evitar essa necessidade, sugerimos que marque o flag “Preço tabelado ou Máximo sugerido”. Assim, tal qual foi na guia “CapaNotaFiscal”, na guia “ItensNota” será repetida as informações constantes.
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Ao marcar o parâmetro: Preço tabelado ou Máximo sugerido, o sistema irá efetuar o cálculo considerando o preço tabelado ou o preço Máximo Sugerido; |
IPI
A guia IPI irá exibir parâmetros que uma vez configurados, o sistema irá considera-lo para a entrada de nota.
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O usuário irá configurar o parâmetro conforme a legislação vigente de sua localidade. |
PIS / COFINS
A guia PIS / COFINS irá exibir o parâmetros que uma vez configurado, o sistema irá considera-lo para a entrada de nota.
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O usuário irá configurar o parâmetro conforme a legislação vigente de sua localidade. |
SUFRAMA
A guia ICMS-ST irá exibir parâmetros que uma vez configurados, o sistema irá considera-lo para a entrada de nota.
Atenção: Esta guia só deve ser configurada para as empresas que utilizarem o SUFRAMA.
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O usuário irá configurar os parâmetro conforme a legislação vigente de sua localidade, informando:
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Despesas Acessórias
A guia Despesas Acessórias irá exibir parâmetros referente ao rateio dessas despesas que, uma vez configurados, o sistema irá considera-lo para a entrada de nota.
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Para as empresas que, utilizarem o sistema de Rateio de Despesas Acessórias irá selecionar o parâmetro por:
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Rascunho
Para os usuários que por algum motivo não foi possível concluir a entrada de nota, o sistema irá permitir que salve em formato rascunho e prossiga em um outro momento a entrada ao efetuar a ação de recuperar o arquivo.
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Para salvar a entrada em formato arquivo, clique no botão: 
O sistema irá salvar o arquivo automaticamente. Para a recuperação deste arquivo o usuário poderá utilizar o campo digitável para pesquisa ou Pesquisar por;
Ao clicar no botão Recomendamos que deixe o flag: Apagar os Arquivos de Rascunhos ao Confirmar a Nota marcado. |
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A tela irá exibir os dados salvos. |
Importação
Quando o usuário for dar entrada em uma nota importada, o sistema irá exigir que seja informado os dados nesta guia.
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Os dados de importação deve ser informados nos seguintes campos:
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Transportadora
Quando a Nota possuir dados de Transportadora, estes devem ser informados nesta guia.
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O usuário irá informar os dados dos campos de:
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Informações Adicionais
As informações de interesse do Fisco para o envio no SPED Fiscal deve ser informado nesta guia.
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O usuário irá informar:
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Nota Fiscal de Compra de Peças - Interface
Uma das opções oferecidas para a entrada de Nota é via Interface. Ao utilizar a opção, o sistema irá carregar os dados mediante os passos descritos abaixo.
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Sem que dado algum seja preenchido na guia “CapaNotaFiscal” é selecionada a opção  (conforme evidenciado na tela ao lado), o sistema irá direcionar o usuário para o formulário: Interface de Compra, conforme imagem abaixo.
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O usuário irá utilizar os filtros disponíveis e ao clicar no botão  , o sistema irá exibir o resultado na grid.
Importante: Se o usuário não conseguir localizar o registro, pode ser que ainda não tenha sido carregado, para faze-lo siga o procedimento abaixo. |
| Carregar Nota Fiscal | |
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Para importar os dados, é importante que o usuário marque os seguintes parâmetros:
Atenção: A exemplo que já foi demonstrado na opção Lançamento Manual, caso seja selecionada a opção Importante: Independente da opção selecionada, se |
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O usuário deve escolher o modo de entrada da NF:
Ao clicar no botão escolhido o sistema irá direciona-lo para o formulário correspondente, conforme exibido abaixo: |
| Método TXT | |
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Ao clicar no botão o sistema irá direcionar o usuário para o formulário exibido abaixo; |
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O sistema irá abrir a tela do explorador de Arquivos, o usuário irá localizar o arquivo e clicar no botão: Abrir para que seja efetuado a carga da Nota. |
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Selecione o Fornecedor dentre as opções cadastradas.
Importante: O fornecedor informado neste formulário, será considerado pelo sistema como oficial. |
| Método NF-e | |
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Ao selecionar a opção NF-e, o sistema irá direciona-lo para a tela informativa abaixo. |
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O sistema irá exibir duas opções:
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| Arquivo XML | |
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O sistema irá abrir a tela do explorador de Arquivos, o usuário irá localizar o arquivo e clicar no botão: Abrir para que seja efetuado a carga da Nota. |
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Selecione o Fornecedor dentre as opções cadastradas.
Importante: O fornecedor informado neste formulário, será considerado pelo sistema como oficial. |
| Monitor | |
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Para dar a entrada via Monitor, o usuário irá utilizar os filtros disponíveis no formulário para localizar a nota fiscal;
Atenção: Ao utilizar o filtro: Fornecedor, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário Cliente, conforme exibido abaixo. O resultado da pesquisa será exibido na grid; Localize e marque a Nota Fiscal a ser dada a entrada.
Para a importação de notas é necessário que o usuário observe os seguintes critérios:
Em alguns casos, mesmo com a manifestação sendo bem sucedida, o download do XML não é realizado de forma automática, ficando a coluna “Tem XML” desmarcada, conforme a exibição da imagem ao lado. Nesses casos, é necessário solicitar o download manualmente. Para solicitar o download, selecione o registro conforme imagem ao lado e clique no botão |
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O usuário irá efetuar a pesquisa do fornecedor, utilizando os filtros disponíveis no formulário. |
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Com o cursor do mouse, selecione as notas que deseja manifestar clicando na coluna  . Em seguida, na guia “Manifestação do Destinatário”, selecione as opções conforme indicado na Figura ao lado e clique em  .
Os dados serão carregados em tela pelo sistema. O usuário deve selecionar o tipo de Manifesto
Efetuar a justificativa para o Manifesto; Clicar no botão OK; |
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Para os usuários que possuírem a chave de acesso, o Manifesto se dará através desta guia.
O sistema tratá os dados da nota, inclusive a chave de 44 dígitos. O usuário irá marcar o tipo de Manifesto:
Efetuar a justificativa para o Manifesto; Clicar no botão OK; |
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Com a nota já manifestada e com XML. Para dar sequência ao lançamento, basta selecionar a nota, definir o “Fornecedor” e clicar no botão  .
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Ao selecionar a opção SIM, o sistema importa os dados da nota para guia “Fila”, tela de “Interface Compra” (conforme imagem acima).
Importante: Caso a NF seja apresentada na cor vermelha indica o Fornecedor e/ou Produtos podem não estar cadastrados. Se isso acontecer, cheque se cadastros estão corretos e então dê continuidade a rotina. |
Aba Itens da Nota
Nesta guia o usuário fará os ajustes nos itens não cadastrados e/ou com cadastro incorreto.
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Ao lado segue exemplo de NF carregada código do produto importado do arquivo XML não foi localizado no banco de dados.
O usuário deve efetuar o cadastramento do item conforme demonstrado em: Nota Fiscal de Compra de Peças - Interface, na aba Itens da Nota. O usuário irá acessar a guia: Itens da Nota, conforme exido abaixo. |
 Atenção: Para executar o procedimento o usuário precisa possuir o acesso: 60131 - Pode Alterar Item Importado Corretamente!
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A opção ALTERAR será utilizada sempre que o código do produto registrado pelo fornecedor na NFe for diferente do código utilizado internamente.
Para editar o item: o usuário irá dar duplo clique na linha do item que deseja efetuar a correção, o sistema irá abrir o formulário: Alterar Item / Fornecedor (conforme a figura exibida ao lado), o usuário fará os ajustes necessários e irá clicar no botão No exemplo ao lado, bastava retirar o “-” (o que normalmente já seria feito pelo sistema caso durante a carga fosse mantido marcado o flag: “Tirar espaços/traços”. |
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Quando confirmada a operação demonstrada na figura acima. O sistema passa a associar a descrição ao produto e mantem o registro na cor azul. |
Aba Definir Tributação / CFOP
Na guia “Definir Tributação/CFOP” será necessário associar o CFOP correto para a operação em questão.
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O usuário irá utilizar a opção: Definir CFOP existente no menu flutuante, para acessa-lo, clique em qualquer lugar da grid com o botão direito do mouse, o sistema irá exibir as funções extras existentes no menu. |
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Ao acessar a opção, o sistema irá direcionar o usuário para o formulário: Interface de Compra CFOP, conforme exibido abaixo.
A ação fará de uma única vez o cruzamento do CFOP de todos os itens da nota. |
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Com base no cadastro dos produtos e parametrização do fornecedor. O sistema irá listar apenas os CFOP’s correspondentes.
No exemplo ao lado, somente as naturezas do tipo “Fonte” permaneceram habilitadas para seleção. |
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Após definido o CFOP, para que sejam importadas as informações da tela de “Interface de Compra” para a tela de “Entrada de Nota” basta clicar em  .
A partir do instante em que o sistema retornar a tela de “Entrada de Nota”, já com as guias: “CapaNotaFiscal” e “ItensNota” preenchidas. O preenchimento das demais guias (Financeiro, TotalNota, Locações e Cruzamento de Pedidos) seguem o mesmo padrão já demonstrado anteriormente. |
Entrada Múltipla
Complementando as formas de lançamento das notas fiscais;
- Manual;
- Por Leitura do XML (Arquivo XML ou Monitor);
O sistema disponibiliza o recurso que permite a seleção de vários arquivos XML’s para processamento. Dessa forma, numa única ação, o sistema irá executar a entrada de várias notas fiscais.
A rotina de entrada múltipla necessita de uma parametrização especial. E para tanto, é importante frisar que todas as notas selecionadas para o lançamento numa ação única, assumirão o mesmo padrão de: Prazo e Tipo de Pagamento para as parcelas do financeiro e padrão locação.
Vale ressaltar também que para iniciar o lançamento múltiplo de notas fiscais, é necessário que todas já tenham sido manifestadas e estejam com seus respectivos XML’s
A parametrização específica que poderá ser definida através do módulo “Tabelas.exe” (Em: Parâmetros Gerais 3 > Diversos > Peças > “Entrada Múltipla de Peça”).
Independente do formato de lançamento das notas, o primeiro passo de todos é sempre o mesmo e pode ser observado abaixo.
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Ao clicar no botão , o sistema irá direcionar o usuário para a tela informativa abaixo.
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Ao clicar no botão, o sistema irá direcionar o usuário para a Tela Informativa onde, deve selecionar a opção: Compras (conforme exemplificado na imagem ao lado).
O sistema irá habilitar o formulário de Interface de Compra, conforme imagem exibida abaixo. |
Entrada via Interface.
É importante ressaltar que, para iniciar o lançamento múltiplo de notas fiscais, é necessário que todas já tenham sido manifestadas e estejam com seus respectivos XML’s
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Sem que dado algum seja preenchido na guia “CapaNotaFiscal” é selecionada a opção .
O sistema irá direciona-lo para o formulário: Interface de Compra, conforme exibido na imagem abaixo. |
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Para dar continuidade ao processo, clique no botão  .
O sistema irá direcionar para a tela informativa abaixo. IMPORTANTE: O detalhe que diferencia esse método de lançamento do demonstrado no item anterior está na marcação dos flags conforme exibido na figura ao lado. |
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O usuário deve escolher o modo de entrada da NF:
Ao clicar no botão escolhido o sistema irá direciona-lo para outra tela informativa, conforme exibido abaixo: |
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O usuário deve escolher o modo de Leitura da NF:
Ao clicar no botão o sistema irá direcionar o usuário para o formulário abaixo. |
| Monitor Notas Eletrônicas | |
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Selecione todas as notas que deseja lançar e defina valor para o campo Fornecedor.
Atenção: Para Evitar que sejam selecionadas notas de outros fornecedores e/ou registros ainda não manifestados, mantenha os filtros na busca conforme o demonstrado na figura ao lado. Clique no botão .
Ao efetuar a ação, o sistema não somente fará a carga das notas para a tela de “Interface de Compra”, como fará também o lançamento automático das notas e toda a operação poderá ser acompanhada através de uma caixa de diálogo que demonstra o andamento da rotina. |
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Atenção: Caso haja algum problema durante a execução desta rotina, no grid inferior “Log Verificação da Nota”, será detalhada a causa. Após correção, basta excluir os registros e carrega-los novamente. |
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Não havendo nenhuma falha que impeça a importação de todas as notas selecionadas, ao final da importação, o sistema permitirá que seja feita a impressão do formulário de entrada de cada uma das notas.
Atenção: Caso opte por não imprimir os formulários, apenas será apresentada a mensagem de conclusão da rotina e o total de notas lançadas. |
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